Tenemos claro que debemos invertir en un ERP (Enterprise Resource Planning), pero cuáles son las claves del éxito para su implantación? ¿Qué debemos hacer para que la inversión no se convierta en un gasto que preferimos evitar?
Básicamente hay tres cuestiones a plantear:
- Establecer objetivos
- El ERP
- El equipo
Las tres son esenciales. Cualquiera que obviemos podrá llevar el proyecto al fracaso.
Establecer Objetivos
Debemos tener claro dónde estamos, y dónde queremos ir. Debemos concretar qué objetivos queremos lograr con el ERP. Y no basta con decir que queremos “mejorar”, porque eso es algo completamente difuso.
Incluso tampoco es suficiente decir, por ejemplo, en relación con el inventario, que queremos “mejorar el control de las existencias”, porque es poco preciso.
Deberíamos llegar a decir que nuestro objetivo es “saber en todo momento, en tiempo real, y sin tener que consultar al responsable de almacén, las existencias reales por almacén”.
De manera que podamos conocer cuál es el nivel de producto del que disponemos, si faltarán materias primas para la fabricación, o hay un nivel bajo de producto terminado para la venta, o qué lotes están disponibles, o qué cantidad de stock está disponible por fecha de caducidad…
Y no se trata de hacer una lista enorme de objetivos, sino identificar cuáles son esenciales para mi negocio en las circunstancias actuales de la empresa.
El ERP
Debemos elegir un ERP adecuado para nuestros objetivos actuales, y que pueda evolucionar en el futuro para satisfacer otros nuevos objetivos que irán surgiendo.
Básicamente, esto no es difícil si elegimos un ERP “sólido”, con una fuerte implantación a nivel nacional, o mejor incluso internacional, y con un plan de futuro claro y publicado.
Deberemos huir siempre de “desarrollos locales”, detrás de los cuales suele haber empresas de ámbito local, normalmente con recursos y capacidad de I+D limitados.
Criterios para la elección deben ser el precio (tanto del ERP como de los servicios asociados), la adecuación a nuestros “objetivos”, y sobre todo el “partner” que vaya a hacer la implantación.
Debe ser un Partner de reputación, con experiencia en el sector, y que genere una confianza acreditada.
El equipo
El equipo del proyecto es un ingrediente esencial para el éxito del mismo. Y aquí deberemos reflexionar tanto sobre los recursos propios, como sobre el “partner” que vaya a hacer la implantación.
Recursos propios
Los “recursos propios” deberán tener “tiempo” y “conocimiento de la empresa”. Tiempo para dedicar al proyecto, y conocimiento suficiente de la empresa como para resolver temas, o al menos saber hacia dónde redirigirlos. No es importante que tenga conocimientos de informática, pero sí una visión completa del negocio.
Típicamente es el “director financiero” o el “director de informática”.
Y, desde luego, tiene que ser alguien a favor del cambio, completamente implicado con él, con ilusión y motivación.
Otra cuestión importante es que “toda” la empresa debe ser informada del cambio, y sentirse de alguna forma partícipe del mismo.
El Partner
Ya hemos comentado que debe tratarse de un Partner de reputación, con experiencia en nuestro sector, y que genere confianza. Al final, el punto más importante es la “experiencia” en el sector, es un aspecto esencial.
A partir de aquí, el Partner debe indicar quién será el responsable del proyecto, y asegurar que estará en el proyecto hasta el final.
El Partner también deberá pactar con nosotros un plan de trabajo que contemple todas las fases y servicios necesarios, incluidas las de formación, migración de datos, puesta en marcha, etc. Y tras el arranque habrá de proporcionarnos un servicio de soporte adecuado.
Conclusiones
La implantación de un ERP nunca será una tarea fácil; sin embargo, lo más importante es que todo el personal esté involucrado en el proceso y se tengan claros los objetivos que se desean cumplir, habiendo elegido un ERP consolidado, y un Partner de implantación que tenga experiencia e implicación.
